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Von Leonie Simmen, 16. Dezember 2014  

Die tägliche Mailflut – erfolgt bald der BigBang?

Was können wir gegen die tägliche Mailflut tun?

Wie kann die tägliche Mailflut bewältigt werden?

Als Big Bang wird ein großer Knall bezeichnet. Gemeint ist damit der Zusammenbruch beziehungsweise das Kapitulieren vor einem dauerhaft oder einmalig unabwendbaren Ereignis. Im Büro sind das die täglichen E-Mails, die rund um die Uhr als elektronische Post ihren Weg zu den E-Mail-Accounts der Mitarbeitenden finden. Entweder sind sie direkt lesbar, oder müssen als Dateianhänge geöffnet werden. Dem Unternehmer stellt sich hier die Frage, wie er diese tägliche Mailflut stoppen oder zumindest eindämmen kann, ohne dass der Informationsaustausch darunter nachhaltig leidet.

E-Mails werden sowohl von außen als auch innerbetrieblich generiert. Die Korrespondenz des Personals lässt sich aber organisieren und auch strukturieren. Nicht jede E-Mail hat für jeden Empfänger dieselbe Wichtigkeit. Hier kann differenziert werden zwischen den eigentlichen Empfängern und denjenigen, die zur Kenntnis informiert werden müssen. Wer eine E-Mail per CC oder BCC erhält, sollte sie lesen und löschen oder gar direkt löschen. Das dämmt die Mailflut zwar nur bedingt ein, sorgt jedoch schnell für mehr Übersicht im Posteingang.

Ein guter Spamfilter gewährleistet zudem ein professionelles Aussortieren von Spam-Mails, welche sofort erkannt und separiert werden. Diese können dann unbesehen gelöscht werden.

Das  Unternehmen sollte generell entscheiden, ob für alle eingehenden E-Mails ein einziger Mailaccount ausreichend ist und diese E-Mails beispielsweise vom Sekretariat an die Mitarbeitenden verteilt werden oder ob alle Mitarbeitenden mit ihrem eigenen Account E-Mails empfangen können. Dies hängt stark von Grösse, Struktur und Branche des Unternehmens ab.
Ausserdem sind E-Mails eine beliebte Methode um eine Information einfach loszuwerden. Dafür gibt es verschiedene Gründe. Sie reichen von Arbeitswut über Arbeitsfrust bis hin zur Angst vor direkter Kommunikation oder gar Konfrontation. Im Unternehmen sollte der Grundsatz herrschen, dass nur dann geschrieben wird, wenn ein persönlicher oder telefonischer Kontakt nicht möglich ist. Die Mitarbeiter müssen sich gedanklich in die Zeit zurückversetzen, als es noch keine E-Mails gab. Der Büroalltag war in dieser Hinsicht stressfreier, aber mindestens so effektiv wie heute.

Abschließend noch einige Kurztipps:

Telefon vor E-Mail: Es ist sinnvoll (kurze) Auskünfte telefonisch einzuholen. Ausserdem können        Missverständnisse mündlich besser ausgeräumt werden als schriftlich.

Schwarz auf weiss: Eine E-Mail gilt als Beweis. Dennoch ist es möglich, etwas mündlich abzuklären und sich anschliessend schriftlich bestätigen zu lassen.

"Betreff" hilft zu priorisieren: Der "Betreff" der E-Mail sollte so prägnant wie möglich formuliert sein. Dies macht es dem Empfänger einfacher, seine E-Mails zu priorisieren.

Outlook-Organisation: Das Erstellen von Unterordnern und Regeln im Outlook vereinfacht die Bewätigung der E-Mails beträchtlich. So werden "bestimmte" Absender automatisch den jeweiligen Unterordnern zugeteilt oder umgehend gelöscht. Zudem ist es möglich, die einzelnen E-Mails in den "Aufgaben" zu ändern und nachzuverfolgen.

E-Mail innerhalb ein bis zwei Tage beantworten: Viele Arbeitnehmer haben das Gefühl, sie müssten eingehende Post sofort beantworten. Je nach Unternehmen ist es so geregelt, dass E-Mails zwischen 24 bis 48 Stunden nach Eingang beantwortet sein müssen. Klären Sie intern ab, wie es bei Ihnen ist.

Benachrichtigungstöne: Durch das Abschalten von Benachrichtigungstönen von eingehenden E-Mails bleibt der Arbeitsfluss erhalten.

Mail-Beantwortungszeit reservieren: Halten Sie sich täglich eine feste Mail-Bearbeitungszeit frei und erledigen Sie dann nur die E-Mails.

 

Hier finden Sie zwei weitere Artikel zum Thema "Mailflut":
http://www.20min.ch/schweiz/news/story/Die-Mail-Flut-macht-uns-krank-31021357
http://www.nzz.ch/mehr/digital/shortwhale-daimler-e-mails-1.18365341

 

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Dieser Artikel behandelt die Themen:

Die tägliche Mailflut
Spamfilter zur Unterstützung
Tipps zur Bewältigung der Mailflut
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